Как выбрать контрагента
"Учет, налоги, право" №28 от 01.08.2000,стр 10

Масштабы закупок крупных компаний настолько велики, что любая их типовая затрата обходится им в копеечку. Будь то закупка канцелярских принадлежностей для сотрудников или сырья для производства. Поэтому перед руководителями таких организаций всегда стоит вопрос, как выбрать оптимального контрагента?

Обычная схема заключения договоров

Обычно в качестве контрагента выбирается уже проверенная компания. Если таковая отсутствует, то на основе каких-то критериев (чаще всего субъективных) отбирается новый контрагент.

На практике наиболее объективным способом выбора оптимального контрагента обычно является рассылка возможным поставщикам запросов цен на интересующие товары (работы, услуги). При этом осуществление запросов цен может быть как в виде рассылки письменных документов, так и путем обзванивания поставщиков по телефону. С точки зрения законодательства о проведении конкурсов рассылка письменных документов с запросами цен есть не что иное, как запрос котировок.

Данный метод размещения заказа (или выбор контрагента по договору) действительно является очень удобным, но только для стандартных товаров или услуг, которые в достаточном количестве присутствуют в продаже, и для которых имеется сложившийся рынок.

Если же закупается сложная продукция, либо цена не является единственным определяющим критерием (например, от контрагента требуется определенная квалификация или наличие особых кадровых возможностей), то поиск контрагента способом запроса котировок уже не даст нужного результата. В данной ситуации для заключения договора с максимальной отдачей потребуется провести конкурс.

Конкурс

В настоящий момент нормативные акты, регулирующие организацию конкурсов, существуют только в отношении госорганизаций. Для негосударственных организаций все нормативное регулирование исчерпывается всего тремя статьями (447-449) ГК РФ. Тем не менее, постепенно в современной России формируются определенные стандарты проведения конкурсов. В связи с этим рекомендуем перед подготовкой конкурсной документации внимательно изучить, хотя и необязательное для вас, но полезное законодательство по организации закупок для государственных нужд.

Для справки. По вопросу организации конкурсов государственными организациями существует целый массив нормативно-правовых актов - начиная с Федерального закона от 06.05.99 № 97-ФЗ "О конкурсах на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд" и заканчивая письмом Госстроя России от 07.10.93 № 15-144 "О порядке заключения государственных контрактов (договоров подряда) на строительство объектов для федеральных государственных нужд". При этом указания этих документов для госорганизаций обязательны для исполнения.

Отметим, что для небольших компаний проведением конкурсов занятие редкое. А потому для них нет особой необходимости в разработке какой-то общей обязательной документации по организации и проведению конкурсов. В каждом конкретном случае можно готовить конкурсную документацию индивидуально.

Если же речь идет о серьезной большой фирме, со многими структурными подразделениями, то рекомендуем продумать общие правила (стандарты или рекомендации) по их проведению. В этом случае сотрудникам не придется каждый раз изобретать велосипед. При этом оптимальной представляется форма Методических рекомендаций, которые будут содержать как указания сотрудникам, так и типовые правила и формы для проведения конкурсов.

Для того, чтобы понять, что должно содержаться в Методических рекомендациях, надо принципиально понять кто и как будет проводить конкурс.

Конкурсная комиссия

В соответствии с пунктом 4 статьи 447 ГК РФ, победителя конкурса среди всех возможных претендентов должна выбирать конкурсная комиссия. Комиссия заранее назначается организатором конкурса. Чтобы сделать правильный выбор в составе комиссии должны быть владеющие информацией менеджеры, которые могут правильно оценить ситуацию. С другой стороны, загружать этих же менеджеров рутинной работой по подготовке конкурса (рассылкой документации и т. п.) будет очень неэффективно. Следовательно, кроме конкурсной комиссии, имеет смысл создать также и рабочую комиссию, на которую будет возложена техническая часть по подготовке к конкурсу.

Но при этом надо учесть, что человеку, совершенно незнакомому с организацией и проведением конкурса, достаточно сложно сразу воспринять всю информацию и действовать так, чтобы соответствовать интересам компании. Поэтому правильным решением будет создать рабочую комиссию как постоянно действующий рабочий орган. Или, например, можно часть членов рабочей комиссии, принимающих принципиальные решения, задействовать на постоянной основе, а остальных членов привлекать по мере необходимости.

Кроме рабочей комиссии, для помощи конкурсной комиссии в рассмотрении конкурсных заявок иногда могут понадобиться эксперты в каких-то областях. Эти эксперты могут консультировать членов конкурсной комиссии, оказывая таким образом влияние на принятие решения. Но при выборе победителя конкурса их мнение будет носить только опосредованное значение. Если, конечно, конкурсная комиссия в соответствии с предоставленными ей полномочиями не наделит экспертов правами принятия окончательных решений.

Структура Методических рекомендаций

Сразу в отдельную часть или даже отдельным документом имеет смысл выделить порядок формирования конкурсной и рабочей комиссий, а также регламент проведения их заседаний. Особенное внимание надо уделить при этом заседанию по рассмотрению конкурсных заявок, как важнейшему этапу проведения конкурса. Возможно, на первый взгляд процедурные моменты могут показаться не очень существенными. Однако очень многие судебные иски к организатору конкурса основываются именно на несоблюдении установленных процедур или на их неустановленности.

Основную часть Методических рекомендаций рекомендуем сделать двухуровневой. Первый уровень - прямые указания для своих сотрудников, как поступать в той или иной ситуации (например, где и как опубликовать извещение о проведении конкурса). Второй уровень - формы документации, необходимой при проведении конкурса. Это могут быть бланки и формы извещения о проведении конкурса, формы конкурсной документации, различных журналов и протоколов.

При подготовке первого уровня Методических рекомендаций следует помнить, что это будет прямым указанием к действию в соответствующей ситуации. А потому лучше достаточно подробно расписать все возможные действия сотрудников, а также выходы из различных нестандартных ситуаций. Вместе с тем, при описании процедурных моментов не нужно перегибать палку и без прямой на то необходимости ограничивать возможности принятия исполнителями самостоятельных решений.

Второй уровень Методических рекомендаций может быть разработан как для проведения достаточно абстрактных конкурсов, так и для проведения вполне конкретных конкурсов для заключения каких-то специфических договоров (например, на покупку гаражей в Крыму). Кроме того, сразу же можно подготовить и типовые договоры, заключаемые с победителем конкурса.

В связи с большим разнообразием заключаемых договоров и целей проведения конкурса, конкретное содержание и структура Методических рекомендаций должны разрабатываться для нужд каждой фирмы индивидуально. Поэтому вместо предложений по подготовке различных деталей Методических рекомендаций предпочтем порекомендовать изучить нормативные акты и документацию по закупкам для государственных нужд либо обратиться к специалистам из консультационной организации.

В заключение лишь отметим, что, несмотря на кажущуюся сложность заключения договоров путем проведения конкурсов, и на необходимость некоторых дополнительных финансовых затрат на их подготовку и проведение, экономическая выгода от заключения договоров путем проведения конкурсов составляет порядка 7-8 процентов (согласно данным Минэкономики и Госстроя России).